Nie ma co do tego wątpliwości - przeprowadzka jest jednym z najbardziej stresujących wydarzeń w życiu, a zadanie to staje się jeszcze bardziej skomplikowane, gdy dodamy do tego odpowiedzialność za przeniesienie firmy. Niemniej jednak, wiele firm przeprowadza się ostatnio ze względu na szybkie zmiany w nowoczesnym krajobrazie pracy.

Firmy na całym świecie odczuwają skutki hybrydowego modelu pracy, niedoborów siły roboczej lub wzrostu liczby innowacji cyfrowych. Czasami przeniesienie biura jest właściwą reakcją. Niektóre firmy decydują się na przeniesienie do mniejszego biura, podczas gdy inne chcą być bliżej partnerów korporacyjnych lub określonych rynków. W każdym scenariuszu relokacji biura, przeprowadzka wymaga przemyślanego planowania i starannego wykonania.

Bez względu na powód relokacji, śledzenie tak wielu przedmiotów i szczegółów, o które trzeba się martwić, może być przytłaczające. Wskazaliśmy najczęstsze błędy, które mogą wystąpić podczas przenoszenia biura, aby pomóc Ci wyprzedzić konkurencję.

1. Nieodpowiednie planowanie

Jeśli chodzi o przeprowadzkę biura, staranne planowanie powinno być na pierwszym miejscu - i to na kilka tygodni przed datą przeprowadzki. W ten sposób zmniejszysz późniejszy stres i będziesz mieć więcej czasu na dostosowanie się i wprowadzenie zmian, jeśli zajdzie taka potrzeba. Złe zarządzanie może utrudnić każdy projekt, zwłaszcza gdy stawka jest wysoka. Na szczęście istnieją sposoby, aby poradzić sobie z częścią planistyczną jak profesjonalista.

Po pierwsze, spraw, aby cała transakcja była łatwiejsza w zarządzaniu i skuteczniejsza dzięki prawidłowemu oszacowaniu potrzeb. Oznacza to, że dokładnie wiesz, ile pudeł, ciężarówek i pracowników będziesz potrzebować do wykonania przeprowadzki. Firmy przeprowadzkowe mogą pomóc w tej części, ponieważ wiele z nich oferuje bezpłatne szacunki i listy kontrolne, które pomogą w sprawnej przeprowadzce.

Następnie, cały personel organizujący przeprowadzkę powinien zająć się nią profesjonalnie i mieć przydzielone konkretne zadania. Zwrócenie uwagi na budżetowanie pomoże ci dowiedzieć się, jakie rozwiązania przeprowadzkowe mieszczą się w twoich realistycznych możliwościach finansowych. Wreszcie, na początku przygotowań należy przeprowadzić inwentaryzację. Prowadzenie spisu materiałów biurowych pomoże ci zachować kontrolę i ułatwi oszacowanie szkód, jeśli coś zostanie zgubione lub uszkodzone w drodze.

2. Niezatrudnienie odpowiednich firm przeprowadzkowych

Istnieje wiele usług przeprowadzkowych, ale niektóre z nich mogą lepiej odpowiadać Twoim potrzebom niż inne. Firmy często popełniają błąd, zatrudniając pierwszą napotkaną usługę przeprowadzkową bez przeprowadzenia niezbędnych badań. Aby podjąć najlepszą decyzję, porównaj firmy, których zatrudnienie rozważasz. Oznacza to zapoznanie się z opiniami klientów, porównanie kosztów, sprawdzenie opcji pojazdu i rozmowę z pracownikami każdej z firm w celu ustalenia, czy są one odpowiednie.

Decydując się na usługę przeprowadzki, sprawdź, czy jest ona autoryzowana przez rząd. Wszystkie legalne firmy przeprowadzkowe powinny mieć numer licencji i numer USDOT wyświetlany na swoich pojazdach, stronie internetowej i materiałach drukowanych. Profesjonalne firmy przeprowadzkowe powinny również przedstawić dowód ubezpieczenia.

3. Brak ubezpieczenia przeprowadzki

Jak wspomniano wcześniej, wynajęta firma przeprowadzkowa powinna być odpowiednio ubezpieczona. Może to jednak nie wystarczyć do pokrycia wszystkich kosztów. Rozważ wykupienie dodatkowego ubezpieczenia w celu ochrony najcenniejszych przedmiotów.

Możesz uzyskać dodatkowe ubezpieczenie za pośrednictwem wykonawcy przeprowadzki lub uzyskać ochronę od własnej firmy ubezpieczeniowej. Bez względu na to, jak profesjonalni i zdolni są przeprowadzający, szkody są czasami poza ich kontrolą, na przykład w przypadku wypadków z ogniem, wodą, ekstremalnymi zjawiskami pogodowymi, nierównymi drogami lub strasznym ruchem ulicznym. Podczas rozładunku ciężarówki może również dojść do kradzieży.

Poinformuj się o zakresie ubezpieczenia, które może zapewnić Ci usługa przeprowadzki, a także o najlepszych dodatkowych usługach ubezpieczeniowych.

4. Niezadowolenie pracowników

Bez względu na to, jak gorączkowa jest przeprowadzka biura, nie należy zapominać o dbaniu o pracowników. Przeprowadzka do nowego biura może często stanowić wyzwanie dla pracowników, zwłaszcza jeśli muszą oni przenieść się poza miasto. Mogą oni mieć problemy prawne lub osobiste, które powstrzymują ich przed przeprowadzką. Ważne jest, aby porozmawiać z pracownikami z wyprzedzeniem, aby znaleźć najlepsze rozwiązania.

Jeśli problemem jest dojazd do pracy, postaraj się zapewnić transport i pokryć jego koszty. Dodatkowo, zadbaj o miejsca parkingowe w okolicy, do której się przeprowadzasz, aby Twoi pracownicy nie musieli martwić się o logistykę dotarcia do nowego biura.

W zależności od wykonywanej przez pracowników pracy, modele zdalne lub hybrydowe mogą być idealnym rozwiązaniem w takich sytuacjach. Dzięki możliwości pracy zdalnej, pracownicy mogą uzyskać elastyczność, której potrzebują do czasu przeprowadzki. Mogą również kontynuować pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin, jeśli relokacja im nie odpowiada.

5. Przenoszenie zbyt wielu rzeczy

Jednym z najlepszych sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy i czasu podczas przeprowadzki jest zmniejszenie liczby przenoszonych przedmiotów.

Firmy przeprowadzkowe naliczają wyższe stawki w zależności od wagi przewożonego ładunku. Zrób więc porządki, zanim zdecydujesz się przenieść swoje biuro. Zniszcz wszelką starą dokumentację, której już nie potrzebujesz i wyeliminuj przestarzały sprzęt lub urządzenia. Jest to również doskonała okazja do zrobienia dobrego uczynku - oddania niepotrzebnych przedmiotów lub przekazania ich do recyklingu.

6. Zmiana lokalizacji w godzinach pracy

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, kiedy nastąpi przeprowadzka. Firmy przeprowadzkowe są najbardziej zajęte i najdroższe w ostatnich dniach tygodnia lub miesiąca, ponieważ jest to jedyny czas, kiedy większość ludzi może się przeprowadzić. Nie powinno też dziwić, że firmy te pobierają wyższe opłaty za przeprowadzki w godzinach szczytu.

Jeśli możesz, unikaj planowania usług przeprowadzkowych na wczesne poranki i popołudnia około 16:00 lub 17:00, aby uniknąć korków. Spróbuj również przeprowadzić się w środku tygodnia lub w połowie miesiąca, aby zaoszczędzić trochę pieniędzy.

7. Brak dbałości o system IT

Przestój sieci może być bardzo ryzykowny dla każdej firmy i prowadzić do utraty pieniędzy. Aby upewnić się, że infrastruktura IT w biurze zostanie uruchomiona tak szybko, jak to możliwe, skonsultuj się z wewnętrznym personelem IT lub rozważ zwrócenie się o pomoc do zewnętrznych ekspertów IT.

8. Zapominanie o aktualizacji adresu

Zapominanie o aktualizacji adresu firmy jest częstym błędem, ale można go łatwo uniknąć.

Prowadzenie funkcjonalnej firmy oznacza, że klienci, dostawcy i interesariusze mogą łatwo uzyskać do niej dostęp. Upewnij się, że wysłałeś wiadomość e-mail do wszystkich najważniejszych kontaktów biznesowych i poinformowałeś ich o przeprowadzce.

Pamiętaj również o zaktualizowaniu adresu na swojej stronie internetowej. W ten sposób, gdy ktoś wyszuka Twoją firmę w Google, otrzyma prawidłowe informacje o Twojej lokalizacji i będzie wiedział, jak się z Tobą skontaktować. Mówi to również wiele o Twojej wiarygodności.

Podsumowanie

Przeprowadzka biura jest zniechęcająca, ale podjęcie odpowiednich kroków może ułatwić ten proces Tobie, Twoim pracownikom i partnerom biznesowym.

Pamiętaj, że nie będzie idealnie, a doświadczanie stresujących sytuacji jest naturalną częścią procesu. Jednak teraz, gdy wiesz, jakie są najczęstsze pułapki związane z relokacją biura, możesz łatwo ich uniknąć i jak najlepiej wykorzystać swoją przeprowadzkę.

Powodzenia!